- LocationMadrid, Spain
-
IndustryAdmin / Secretarial / Office
Desde Antal buscamos un/a recepcionista con inglés alto para un despacho de abogados internacional con clientes de alto stading.
Horario: L-V 9:00 a 18:00.
Contrato indefinido.
Seguro de salud privado a los 3 meses de permanencia.
Funciones principales, entre otras:
· Actualización, organización y control del archivo físico y digital del Despacho y clientes. Archivo de facturas, correspondencia y documentos legales. Creación de carpetas de clientes.
· Gestión de viajes: reserva de vuelos y hotel, check-in, coordinación de traslados aeropuerto/estación, revisión de requisitos en destino.
· Organización de eventos y gestión de catering.
· Gestión de agenda del equipo y del cliente (cuando este lo requiera: citas en notaría, AAPP, reserva de salas de reuniones)
· Atención a clientes presencial y telefónicamente.
· Gestión de proveedores: incidencias, pedidos, solicitudes de facturas, solicitudes de asistencia, contratación y baja, organización de los pagos…
· Gestión de correspondencia y mensajería: archivo y reenvío al cliente o al abogado responsable para su gestión.
· Apoyo secretarial al equipo legal.
· Gestión de correo electrónico genérico de recepción: revisión de información recibida y reenvío al abogado responsable.
· Pedidos de material de oficina.
· Apoyo administrativo: conciliación de gastos.
· Actualización de software de seguimiento de asuntos asignados.
· Formateo de documentos según plantillas corporativas (Word y PPT).
Requisitos:
· Experiencia en sector Despachos valorable.
· Inglés mínimo C1 demostrable.
· Persona organizada y polivalente.
· Nociones básicas de protocolo.
· Excelente nivel de redacción y gramática en inglés y español
· Manejo de herramientas Office